Письма на английском языке

В общем и наиболее полном виде структура письма может быть представлена следующим образом:


1) Адрес отправителя (sender's address).

Классически пишется в правом верхнем углу. Однако, при отправлении писем в электронной форме, вы будете меньше выделяться, если напишете адрес в левом углу. Формат адреса:

Имя, Фамилия
номер квартиры/дома, название улицы
город, район
почтовый индекс
страна (если международная корреспонденция)

Пример:

Embassy of the Republic of Latvia in the United Kingdom
45 Nottingham Place
London
W1U 5LY


2) Дата (Date)

Должна быть написана полностью. Для Великобритании используется формат даты: день/месяц/год


3) Адрес получателя (inside address).

Аналогично адресу отправителя. Перед именем получателя (если это физическое лицо и не ваш хороший знакомый) должна обязательно ставиться одна из трёх форм: Mr. (мужчине), Mrs. (замужней женщине), Miss. (незамужней женщине). Для женщин, безотносительно к факту её замужества, может употребляться Ms. (читается как [mis] или [miz]), но это уже не классический вариант.


4) Обращение (salutation).

Нормальным считается начинать обращение с Dear – в официальном письме «уважаемый», в неофициальном  - «дорогой».  Dear Mr. Mrs. Miss или Ms. Имя Фамилия. В этом случае подпись лучше всего начинать Sincerely yours Ваше имя фамилия. Если имя не известно, то используют Dear Sir or Madam. В этом случае  подпись начинается с Yours faithfully  
Dear Mr. Sherlock Holmes    ->    Sincerely yours Ваше имя фамилия
Dear Sir or Madam    ->    Yours faithfully Ваше имя фамилия


5) Первая фраза (opening sentence).

Например
I am writing to enquire about    Я пишу Вам, чтобы узнать
I am writing to apologise for    Я пишу Вам, чтобы извиниться за
I am writing to confirm    Я пишу Вам, что бы подтвердить
I am writing in connection with    Я пишу Вам в связи с
We would like to point out that    Мы хотели бы обратить Ваше внимание на
I am contacting you for the following reason    Я связаться с Вами по следующим причинам
I recently read/heard about ...and would like to know    Я недавно читал / слышал...и хотел бы знать
I would be interested in (obtaining/receiving)...    Мне было бы интересно получить
I am writing to express my dissatisfaction with    Я пишу, чтобы выразить свое недовольство
I am writing to complain about    Я пишу пожаловаться на


6) Текст письма (body of the letter).

Для этой части могут пригодиться фразы:
Could you possibly    Не могли бы Вы
I would be grateful if you could    Я был бы признателен Вам, если бы Вы
I would like to receive    Я бы хотел получить
Please could you send me    He могли бы Вы выслать мне
We would appreciate it if you would    Мы были бы признательны, если бы Вы
In addition, I would like to receive    Кроме того, я хотел бы получить
I would appreciate your immediate attention to this matter    Буду признателен Вам за немедленное внимание к этому вопросу
Please let me know what action you propose to take    Пожалуйста, дайте мне знать, какие меры Вы предлагаете принять
We are pleased to announce that     Мы рады сообщить, что
I am delighted to inform you that     Я рад сообщить Вам, что
You will be pleased to learn that     Вы будете рады узнать, что
Unfortunately     К сожалению
I am afraid that     Боюсь, что
I am sorry to inform you that     Мне тяжело сообщать Вам, но
We regret to inform you that     К сожалению, мы вынуждены сообщить Вам о
After careful consideration we have decided (not) to     После тщательного рассмотрения мы решили (не)
I am a little unsure about     Я немного не уверен в
I do not fully understand what     Я не до конца понял
Could you possibly explain     Не могли бы Вы объяснить

7) Заключительная фраза (closing sentence).


If we can be of any further assistance, please let us know    Если мы можем предоставить подробную информацию, пожалуйста, сообщите нам
If I can help in any way, please do not hesitate to contact me    Если я могу помочь в любом случае, пожалуйста, не стесняйтесь обращаться ко мне
For further details    Более подробно
We hope you are happy with this arrangement    Мы надеемся, что Вы довольны этой договоренностью
We hope you can settle this matter    Мы надеемся, что вы можете решить этот вопрос

 
8) Заключительная формула вежливости (complimentary close).

Faithfully yours С уважением
Cordially yours    Искренне ваш
Respectfully yours    С уважением (обычно в письмах к начальству)
Best regards    Наилучшие пожелания


9) Подпись отправителя (signature).


P.S.

Постскриптум, т.е. приписка к завершённому письму. Не больше одной строки. В наше время используется, если вы хотите обратить внимание получателя на что-то важное.